こんにちは、ダブルノットの高林です。ここ最近、本当に多くの経営者から、同じ質問をされます。
「DXって何ですか？」「うちの会社も、DXをやらないといけないんですか？」「DXを進めるには、どうしたらいいですか？」
テレビをつければDX推進。新聞を読めばデジタルトランスフォーメーション。セミナーに行けば、どこもかしこもDXという言葉が飛び交っています。正直に言うと、この状況に違和感を感じています。なぜか？多くの人がDXという言葉に惑わされて、本当に大事なことを見落としているように見えるからです。
DXという言葉が、邪魔をしている
「DXをやりましょう」と言うと、当たり前ですが難しく聞こえます。デジタルトランスフォーメーションなんて横文字を聞くだけで「それは大企業がやることでしょ」「うちみたいな小さな会社には関係ない」と思ってしまう人も多い。でも、私が毎日、地方の中小企業の経営者と話していて感じるのは、実は、あなたたちは既にDXの第一歩を踏み出しているということです。
電話注文だけでなくメールやLINEで注文を受けるようにした。タイムカードをスマホ版に変えた。銀行の記帳に毎日行くのをやめて、ネットバンキングで確認するようにした。このようなことでもOK！みなさんは既に自然とやっているんです。それなのに「DX」という言葉が出てくると、途端に難しいと思ってしまう。そこに、私は大きな違和感を感じています。
高林が考える「DX」の本質
では、私はDXをどう考えているか？まず私はDXという言葉が好きではありません。なぜなら、その言葉が大事なことを隠してしまっているからです。
では大事なこととは何なのか？それはDXとは、
DXとは『デジタルを活用して、今の仕事のやり方を見直して、もっと楽に、もっと効率よく、もっと楽しくできる方法はないか？そうすることで、生まれた時間を、何に使いたいのか？この２つの問いに真摯に向き合い行動する』ことです。
地方の小さな会社が、今、本当に困っていること
私がいつも相談を受けていて感じるのは、地方の小さな会社の経営者たちが、本当に困っているということです。「仕事はあるのに、人が足りない」「採用しようにも、人が集まらない」「今いるスタッフだけで何とか回しているけど、いつまでもつか…」この悩みは、本当に切実です。
そして、この悩みを解決するために必要なのが、実はDXなんです。
でも、「DXをやりましょう」と言うと、多くの人は「新しいシステムを入れなきゃいけない」「システム会社やWeb制作会社に相談しなきゃいけない」と思ってしまう。
違うんです。もっと、シンプルなんです。シンプルだからこそ、このブログではDXという言葉を、できるだけ日本語でわかりやすく説明していきたいと思います。
「仕事のやり方を見直す」「無駄な作業をなくす」「時間を作る」「その時間で、新しいことに挑戦する」。こういった、シンプルで分かりやすい言葉でお話しします。そして、あなたの会社で実際に何ができるのか、どうやって進めるのか、具体的な方法もお伝えします。
このブログを読み終わる頃には、こんなことが分かるようになります。「DXって、実は難しくないんだ」「うちの会社でも、できることがあるんだ」「何から始めたらいいのか、分かった」「生まれた時間で、何をしたいのか、見えてきた」。そして何より大事なのは、「DXは、あなたの会社を良くするための一つの手段に過ぎない」ということに気づくことです。
ちなみに！一番大事なのはDXという言葉ではなく「あなたの会社がどうなりたいのか」という想い。その想いを実現するために、仕事のやり方を変えたり、ツールを活用したりする。そのそれぞれの手法を使って、全体を通して「なりたい形になってきた！」と思えば、それがDXなのだと、私は考えています。
では、一緒に、あなたの会社の「やり方」を見直していきましょう。
第1章：「DX」って、実はシンプルな話なんです
よくある勘違い：システムを入れたら完成ではない
多くの会社が、DXとは新しいシステムを導入することだと思っています。でも、それは大きな勘違いであり、システム会社から費用を搾取されているだけなのかもしれません。「補助金を使えば半額になります」「実質負担ゼロ円です」などお金のことばかり先に言ってくる場合は、ほぼ確実にNGだと思った方がよいでしょう。
もちろん、システムは便利な道具です。でも、ただ導入しただけでは仕事は楽になりません。むしろ、新しいシステムの使い方を覚えるのが大変で、かえって仕事が増えてしまうこともあります。大事なのは、システムを入れることではなく、何のためにシステムを入れるのかを考えることです。
DXの第一歩は「今の仕事のやり方を見直して、もっと楽をすること」
では、DXとは一体何なのでしょうか？私は、DXとは「（デジタルを活用して）今の仕事のやり方を見直して、もっと楽をすること」だと考えています。（注：最近、デジタルを使わない方が楽になった事例が時々あるので、デジタル活用の部分をカッコ書きにしています）
例えば、毎日手書きしていた日報を、スマホで簡単に入力できるようにする。そうすれば、日報を書く時間が短縮できますよね。もっと言えば、そもそも日報は必要なのでしょうか？そこから考えていくべきです。日報が何のためにあり、従業員の大切な労働時間を奪ってまで、なぜ書かせているのか。その根幹を考えていきたいですよね。
あるいは、電話やFAXで受けていた注文を、インターネットで受けられるようにする。もちろん電話やFAXをなくせと言っているわけではありません。今の時代に合わせて注文の経路を増やしておくということです。そしてもっと大切なことは、注文を受けた後、何をしているのかを把握し、注文を受けることの意味を改めて定義し直してみることです。そうすれば、注文の聞き間違いや書き間違いもなくなります。
大事なのは、あなたの会社の「やり方」を知ること
DXを進める上で一番最初にやるべきこと。それは、あなたの会社の仕事のやり方を、全部書き出してみることです。
誰が、いつ、どこで、何をしているのか。どんな書類を使って、誰に報告しているのか。一つひとつ丁寧に見ていくと、今まで当たり前だと思っていた仕事の中に、たくさんの無駄や非効率が隠れていることに気づくはずです。
例えば、ある工務店では、毎日職人さんが事務所に戻ってきて手書きで日報を書いていました。でも、よくよく話を聞いてみると、その日報は誰も見ていなかった。ただ、昔からの習慣で続けていただけでした。その日報を書く時間をなくすだけで、職人さんはもっと早く家に帰れるようになりますよね。
人間がやるべき仕事と、機械に任せられる仕事
仕事のやり方を全部書き出したら、次にそれを二つに分けてみましょう。
一つは、人間にしかできない、創造的で温かみのある仕事。もう一つは、機械やAIに任せられる、単純な繰り返しの作業です。
例えば、お客さんと世間話をして信頼関係を築くのは人間にしかできません。新しい商品のアイデアを考えるのも人間の仕事です。でも、毎日同じ数字を電卓で計算したり、大量の伝票を整理したりするのは機械の方が得意です。間違えないし、文句も言いません。
この仕分けをすることで、あなたの会社がどこに力を入れるべきなのかが見えてきます。人間は、もっと人間にしかできない仕事に集中する。そうすれば、会社の価値はもっと高まっていくはずです。
第2章：「人が足りない」を「時間が生まれた」に変える
毎日バタバタ…その原因は、本当に「人手不足」？
多くの経営者が、毎日バタバタしている原因を人手不足だと考えています。もちろん、それも大きな理由の一つでしょう。でも、本当にそれだけでしょうか？
もしかしたら、その忙しさの原因は、仕事のやり方そのものにあるのかもしれません。毎日、同じような問い合わせに電話で答えている。手書きの伝票を、わざわざパソコンに入力し直している。過去の書類を探すのに、何時間もかかっている。
一つひとつは小さなことかもしれません。でも、それが積み重なって、あなたの貴重な時間を奪っているんです。人を一人採用するのはとても大変です。でも、仕事のやり方を見直して、一人あたり一日30分の時間を作ることなら、できるかもしれません。
だからこそ、私たちは発想を変える必要があります。人を増やすのではなく、今いるメンバーで、もっと楽に仕事をする方法はないか？と考えること。それこそが、この人手不足の時代を乗り切るための、賢い選択なのです。
生まれた時間で、何をしたいですか？
もし、仕事のやり方を見直して新しい時間が生まれたら、あなたは何をしたいですか？
新しい商品の開発に挑戦したいですか？もっとお客さんと話す時間を増やしたいですか？それとも、単純に、もっと早く家に帰って、家族と過ごしたいですか？
DXを進める上で、これが一番大事な問いです。なぜなら、目的がなければ、ただツールを導入しただけで終わってしまうからです。生まれた時間で何をしたいのか。その目的がはっきりしていれば、スタッフも「よし、やってみよう」という気持ちになります。
あなたの言葉で、あなたの想いを、スタッフに伝えてください。
もっと楽に仕事ができるようになるよ。新しいことに挑戦できるチャンスだよ。みんなで会社を良くしていこう。
そうやって、スタッフ全員が同じ方向を向いて、初めてDXは成功するのだと私は考えています。
第3章：実際に、どうやって進めるの？
では、具体的にどうやって仕事のやり方を見直していけばいいのでしょうか。難しく考える必要はありません。ここでは、誰でもできる6つのステップを紹介します。
DXを推進する「5つの循環ステップ」と「最終ステップ」
| 循環ステップ① | 今の仕事を、 全部書き出す | まずは、あなたの会社で行われている仕事を、朝から晩まで全部書き出してみましょう。 どんな小さなことでも構いません。電話番、お茶くみ、掃除、何でもです。ポイントは、一人でやらずにスタッフ全員でやること。自分では当たり前だと思っている仕事も、他の人から見れば「それ、必要？」と思うことがあるかもしれません。 |
| 循環ステップ② | その仕事、本当に必要？ と見直す | 次に、一つひとつの仕事に対して「本当に必要？」と問いかけてみましょう。 もし、この仕事がなかったら、どうなるだろう？この報告書、誰も見ていないんじゃないか？そうやって一つひとつの仕事に疑問符をつけていくと、意外となくても困らない仕事が見つかるものです。 まずは、そのなくてもいい仕事をやめることから始めてみましょう。それだけでも、会社は少し軽くなります。 |
| 循環ステップ③ | 誰がやるのか、仕分ける | 次に、残った仕事を誰がやるのか仕分けていきます。 先ほどお話ししたように、人間にしかできない仕事と、機械に任せられる仕事に分けていきます。 この作業はとても重要。なぜなら、ここで初めてどんなツールが必要なのかが見えてくるからです。 多くの人が最初にツールありきで考えてしまいますが、それは間違い。まずは仕事のやり方を見直す。その上で、必要なツールを選ぶ。この順番が大切です。 |
| 循環ステップ④ | 必要なツールを、選ぶ | ここまで来て、ようやくツール選びです。世の中にはたくさんの便利なツールがあります。でも、いきなり高価なシステムを導入する必要はありません。まずは、無料で使えるツールや、月々数千円で使えるクラウドサービスから試してみるのがおすすめです。 例えば、スタッフとの情報共有ならLINEでもよいですし、顧客管理ならエクセルやスプレッドシートでも十分です。 大事なのは、あなたの会社の目的に合った、使いやすいツールを選ぶことです。 |
| 循環ステップ⑤ | みんなで、試してみる | ツールを選んだら、いよいよ実践です。でも、ここで焦ってはいけません。最初から完璧を目指す必要はありません。 まずは、一部の部署や特定の仕事だけで試してみる。そして、スタッフの声を聞きながら少しずつ改善していく。うまくいかなかったら、やり方を変えてまた試す。その繰り返しの中で、あなたの会社に合った一番良いやり方が見つかっていくのです。 |
| 最終ステップ⑥ | 生まれた時間で、新しいことに挑戦する | 最後の、そして最も重要なステップです。ステップ1から5を繰り返すことで、あなたの会社には新しい時間が生まれているはずです。 その新しい時間を、何に使うのか。第2章でも問いかけましたが、DXの本当の目的はここから始まります。 時間を作ること自体がゴールではありません。生まれた時間を使って、新しい商品の開発に取り組んだり、今までできなかった手厚い顧客サポートを実現したり、スタッフの研修に時間を当てたりする。 そうやって、会社の未来につながる新しい価値を生み出すこと。ここまでやって、初めて「DXをやり遂げた」と言えるのです。 このサイクルを回し続けることで、あなたの会社はどんどん強く、そして魅力的になっていきます。 |
第4章：こんな失敗、していませんか？
DXを進めようと頑張っているのに、なぜかうまくいかない。実は、多くの会社が同じような失敗を経験しています。ここでは、よくある3つの失敗パターンとその対策を紹介します。
失敗1：新しいITツールから考えてしまう
「何か良いツールはないか」と、ツール探しから始めてしまうパターンです。「100万円かけたのに結局使わなかった」という話もよく聞きます。でも、ちょっと待ってください。今あなたの会社で使っているパソコンやスマホ、ExcelやLINEの中にも、できることは色々あるはずです。まずは今あるものを使いこなしてみることから始めましょう。
失敗2：成果のハードルを上げすぎてしまう
新しいことを始めると、つい大きな成果を短期間で求めてしまいがちです。でも、それでうまくいくことは稀です。大切なのは、小さな成功体験を積み重ねること。「問い合わせが1件来た！」「作業が10分楽になった！」そんな小さな「できた」に目を向けましょう。できていないことが多いのは当たり前。経営者や外部のコンサルタントが理想ばかりを語るのではなく、今のスタッフが「これなら自分にもできるかも」と思えることから始めるのが成功の秘訣です。
失敗3：生まれた時間を活かせない
せっかく仕事のやり方を見直して新しい時間が生まれても、その時間をどう使えばいいか分からずに、結局ダラダラ過ごしてしまう。これでは本末転倒です。対策は、何をするかを先に決めておくことです。第2章でお話ししたように、生まれた時間で何をしたいのか。その目的をあらかじめ具体的に描いておけば、モチベーションも上がりますし、時間を有効に活用できます。
第5章：地方の小さな会社だからこそ、変わることは意外と簡単です
ここまで読んでくださって、ありがとうございます。
DXというと、どうしても東京の大企業の話だと思われがちです。でも、私は逆だと思っています。地方の、そして小さな会社こそ、DXによって大きく変われる可能性を秘めているんです。
なぜなら、小さな会社は意思決定が早く、高額な投資をしていないケースが多いから。社長が「やろう」と決めれば、すぐに実行に移せます。大企業のように、何人もの上司の合意をもらう必要はありません。
そして何より、現場の課題を一番よく知っているのは、経営者も含めたスタッフの皆さん自身です。どこに無駄があって、どうすればもっと良くなるのか。その答えは、コンサルタントではなく、あなたの会社の現場にあります。
完璧を目指さない。まずは、やってみること
DXはマラソンのようなものです。一朝一夕にゴールできるものではありません。だから、最初から完璧を目指さないでください。
まずは、小さな一歩でいいんです。日報をやめてみる。チャットツールを試してみる。その小さな成功体験が、次のステップに進むための大きな自信になります。
何かを始めると、できていないことばかりに目が行きがちです。それは人が成長しようとするから当たり前のこと。しかし、できたこともたくさんあるはずです。最初の一歩は「挑戦したこと」そのものです。やろうと思って動いたことが大切。まずは、やったこと、挑戦したことを成果として褒めてあげましょう。
その上で、「次にこれも頑張れば、もっとできるはずだよ！」と次の小さな挑戦を作ってあげることだと思うのです。もし失敗したならやり方を変えて、また挑戦すればいい。大事なのは、立ち止まらないことです。
あなたの会社の「やり方」を、一緒に作りましょう
私たちダブルノットはシステムを売る会社ではありません。あなたの会社の「楽なやり方」を一緒に考えるパートナーです。
私たちは、あなたの会社に訪問し、現場のスタッフと話し、仕事のやり方を徹底的に見直します。そして、あなたの会社に本当に必要な、最適なやり方を一緒に考え、作っていきます。私たちの唯一の強みは、たくさんのやり方を知っていること、そして、たくさん失敗してきた経験があることです。だからこそ、小さな成功という「指標」を指し示してあげられるのだと思っています。
私たちは、あなたの会社の外部の人間ですが、チームの一員として同じ悩みに向き合い、挑戦したことを一緒に喜び、汗をかき、知恵を絞り、最後まで伴走します。
そして一番大切なのは、高林さんありがとう！なんか自分たちでできるかも？ちょっと頑張ってみます！と、あなたに気持ちよく言ってもらえることだと思っています。一番高い外部コストは、私たちに払っていただくコンサル料金ですからね。「自分たちで楽する方法が分かった！」となれば、自分たちでやってみる。その時が来るとめちゃくちゃ寂しいですが、「自分たちでやれそうです！」と言ってもらえた時が、私たちの仕事が一区切りする瞬間です。
私自身も中小企業の経営者です。同じように、人がやるべきことは何か、機械やシステムに任せられることは何かを見つけ、少しでも楽するために何ができるかを常に考えています。
おわりに
DXは、決して難しいものではありません。魔法でもありません。
それは、あなたの会社をもっと良くするための、地道で、でも確実な一歩です。
大事なのは、DXという言葉に惑わされず、あなたの会社の未来を、あなた自身の頭で考えることです。そして、その想いをスタッフと共有し、一緒に行動することです。
この記事が、そのためのほんの少しのきっかけになれば、これほど嬉しいことはありません。
さあ、今日から一緒に、はじめの一歩を踏み出しましょう。
ダブルノットの“IT導入士講座”について
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